STRUKTUR ORGANISASI

STRUKTUR ORGANISASI

-  Suatu sistem atau jaringan formal menunjukkan bagaimana aktiviti organisasi dibahagi, dikumpul dan diselaraskan.

-  Menggambarkan hubungan diantara pelbagai tahap pengurusan.

-  Membentuk struktur lini dan staf melalui carta organisasi.

Struktur Devisional

Pembahagian jabatan dibuat mengikut:

—   - Geografik

—   - Pelanggan

—   - Produk

Ciri-ciri Struktur Devisional

- Struktur diagihkan mengikut produk, pengguna dan geografik.

- Setiap division  mempunyai sumber fungsi utama yang diperlukan dan tidak bergantung kepada division yang lain.

Struktur Divisional Mengikut Produk

Struktur Devisional Mengikut Pengguna

Struktur Devisional Mangikut Geografik

Kebaikan

Divisional Mengikut Produk

1. Meningkatkan kemahiran dalam pengeluaran produk
2. Meningkatkan produktiviti dan kreativiti kerana berlakunya pengkhususan kerja
3. Mudah untuk menangani perubahan dan masalah dalam proses pengeluaran produk.

Divisional Mengikut Pengguna

1. Meningkatkan tahap perkhidmatan dan kemahiran pekerja kerana dilatih untuk memenuhi kehendak pengguna.

Divisional Mengikut Georafik

1. Pengurus akan mempunyai pengetahuan yang luas tentang kehendak dan gelagat pengguna bagi kawasan masing-masing

Keburukan

Divisional Mengikut Produk

1. Kos adalah tinggi kerana setiap produk mempunyai piawaian yang tertentu.
2. Pekerja bimbang mereka mahir dalam keluaran tertentu sahaja.

Divisional Mengikut Pengguna

1. Pertindihan usaha dalam menguruskan operasi kerana penekanan kepada pengguna dan bukannya tugas.
2. Melibatkan kos yang tinggi untuk mengupah, melatih dan membangunkan ramai pengurus untuk setiap jenis pengguna.

Divisional Mengikut Georafik

1. Pengurus merasa kurang kuasa untuk mengawal pekerja cawangan
2. Kos yang tinggi akibat faktor demografi yang berbeza mengikut kawasan.

Struktur Fungsian

-  Struktur yang diagihkan menurut tugas dan fungsi.

—-  Merupakan penjabatan yang paling asas dan lazimnya digunakan oleh organisasi kecil yang mempunyai produk yang terhad.

—   Contoh: pengeluaran, kewangan dan pemasaran.

     - Ciri-ciri struktur fungsian

—  -  Dikelaskan mengikut fungsi utama (kemahiran).

—  - Kedudukan ahli organisasi  adalah mengikut persamaan dalam kepakaran, kemahiran dan aktiviti kerja.

— -  Contoh:

–        Pengeluaran: aktiviti yang berkait tentang pengilangan produk

–        Pemasaran: aktiviti promosi dan jualan produk

–        Sumber Manusia: bertanggungjawab mendapatkan dan mempertahankan pekerja yang berpotensi.

–        Kewangan: mendapatkan dan menguruskan sumber dana

—  - Dikelaskan mengikut fungsi utama (kemahiran).

—  - Kedudukan ahli organisasi adalah mengikut persamaan dalam kepakaran, kemahiran dan aktiviti kerja.

— -  Contoh:

–        Pengeluaran: aktiviti yang berkait tentang pengilangan produk

–        Pemasaran: aktiviti promosi dan jualan produk

–        Sumber Manusia: bertanggungjawab  mendapatkan dan mempertahankan pekerja   yang berpotensi.

–        Kewangan: mendapatkan dan menguruskan sumber dana.

Gambarajah Struktur Fungsian

Kebaikan

1. Penumpuan kepada bidang tugas yang diberikan sahaja. (pengkhususan kerja)
2. Dapat meningkatkan kemahiran kerana melakukan kerja yang sama dalam jabatan.
3. Mudah melatih pekerja baru kerana bidang pengkhususan yang sama.
4. Dapat mengurangkan kos dan masalah pengurusan kerana wujudnya perkongsian sumber .

Keburukan

1. Tiada penekanan kepada kerjasama dan pertukaran idea dengan jabatan yang lain kerana bidang tugas yang berbeza.
2. Masalah yang timbul mempengaruhi jabatan lain dan ini akan meningkatkan kos dan masa yang panjang. Contoh : Kelewatan Bahagian Kewangan meluluskan bajet mengakibatkan masalah kepada jabatan lain.

S        Struktur Matrik

-—  Merupakan gabungan antara struktur divisional dan struktur fungsian. 

—-  Juga dikenali sebagai “sistem berbilang arahan”.

——-  Staf membuat laporan kepada dua orang ketua iaitu ketua fungsian dan ketua jabatan divisional.

Ciri-ciri Struktur Matrik

— —-Menggabungkan struktur division dan fungsian.

——- Mempunyai dua rantaian arahan; menegak dan melintang.

—-— Pekerja perlu membuat laporan kepada dua ketua (division dan fungsian)

— —-Struktur ini bercanggah dengan prinsip kesatuan arahan (unity of command) menyebabkan ianya sukar untuk diuruskan.

Gambarajah Strukrur Matrik

          Kebaikan

1.    - Kebolehan untuk mengendalikan 2 matlamat serentak kerana ada 2 penugas autoriti.

2.    - Organisasi lebih peka kepada perubahan dalam persekitaran.

3.    - Kerjasama antara bidang dapat dilakukan dengan lebih cekap dan berkesan.

4.     - Peningkatan komunikasi antara pekerja, dapat meningkatkan pertumbuhan perniagaan dan kepelbagaian  keluaran dapat dilakukan.   

           

          Keburukan

1.   - Terlalu kompleks dan ini akan menimbulkan banyak masalah.

2.  -Kos pengurusan yang tinggi, contohnya apabila lebih banyak perbincangan terpaksa dilakukan untuk mencapai kesepakatan.

3.  -Ketua yang ramai akan menyebabkan pergaduhan dan perselisihan faham antara staf dan pengurus (percanggahan arahan).

4.  - Kuasa selalunya didominasi oleh individu-individu yang ekstrovert (menonjol).

STRUKTUR DALAM ORGANISASI

STRUKTUR ORGANISASI

·         Terdapat dua bentuk struktur, horizontal dan vertikal 

·         Horizontal merupakan bentuk hirarki yang rendah manakala vertikal merupakan bentuk hirarki yang tinggi

Struktur Horizontal

v  Jabatan adalah cara untuk membuat kumpulan kerja. Terdapat pelbagai bentuk jabatan

v  Berdasarkan fungsi

    Contoh Jabatan Kewangan, Kejuruteraan dan seb

v  Berdasarkan lokasi geografi

    Contoh: Lokasi Organisasi

v  Berdasarkan produk

    Contoh: Bahagian Kasut, beg tangan dan jam

v  Berdasarkan pelanggan

    Contoh: Bahagian Lelaki, Wanita, Kanak-kanak

Aspek penting dalam struktur horizontal ialah line dan line-staff organisation

1. Line organization                                                                                                           Selalunya untuk jabatan kecil dan melakukan semua kerja, pengurusan dan penjualan

2. Line-Staff organization                                                                                                         Line-mengeluarkan dan menjual produk                                                                                   Staff-aspek pengurusan

Struktur Horizontal

Saling bergantungan antara satu sama lain.

Gambarajah Struktur Horizontal

Struktur Vertikal

l  Dipengaruhi oleh bilangan pekerja, pengkhususan, serta tahap pengawasan.

l  Contoh: Kilang Kereta

l  Bahagian badan kereta, Moulding-check quality, Screw-check quality, accessories-check quality, pemasangan dan lain-lain. 

Gambarajah Struktur Vertikal

PENGORGANISASIAN

Definisi pengorganisasian ialah proses di mana pengurus menyusun dan mengagihkan sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan agar dapat mencapai matlamat organisasi.

Kepentingan Pengorganisasian.

1.      Menghasilkan satu susunan tenaga kerja yang sistematik bagi mencapai matlamat organisasi.

2.      Memastikan pengagihan sumber di antara jabatan dapat dilakukan dengan saksama.

3.      Mengawal tingkahlaku pekerja melalui prosedur dan sistem yang telah ditetapkan.

Prinsip Pengorganisasian.

1.      Pengkhususan Kerja

—  Pekerja hanya menumpukan kepada kerja yang tertentu sahaja.

—  Dapat meningkatkan kemahiran dan kebolehan dalam sesuatu kerja.

—  Dikenali juga sebagai pembahagian kerja

—  Contoh: Pengkhususan kerja dalam sistem pembuatan si sesebuah kilang atau jabatan- jabatan dalam organisasi seperti kewangan, pemasaran dan sebagainya.

2.      Kesatuan Arahan

—  Setiap pekerja hanya ada seorang ketua sahaja.

—  Pekerja hanya melapor kepada seorang ketua sahaja.

Gambarajah Kesatuan Arahan

3.   Rantaian Arahan

·       Garisan autoriti yang menghubungkan individu dalam organisasi dan menggambarkan secara khusus siapa melapor kepada siapa.

·        Rantaian arahan memudahkan hubungan autoriti iaitu tanggungjawab antara pihak pengurusan dengan orang-orang bawahan dalam keseluruhan organisasi dapat diketahui dengan jelas.

KESAN PERSEKITARAN (THE IMPACT OF ENVIRONMENT)

Persekitaran Tugas (Task Environment)

Definisi : Persekitaran tugas ialah merangkumi sektor luaran organisasi yang berinteraksi secara langsung dan mempunyai kesan langsung terhadap keupayaan organisasi untuk mencapai matlamat.

Persekitaran Organisasi

• Semua unsur-unsur yang wujud di luar sempadan organisasi.
• Potensi untuk memberi kesan kepada semua atau sebahagian daripada organisasi

D       Domain adalah bidang persekitaran yang dipilih daripada tindakan

D       Sektor atau subdivisi ialah yang mengandungi unsur-unsur yang sama

Persekitaran Organisasi

a.       Sektor Industri - pesaing, saiz industri dan daya saing, industri berkaitan.

b.      Sektor Bahan Mentah - pembekal, perkilangan, hartanah, perkhidmatan.

c.   Sektor Sumber Manusia - pasaran buruh agensi pekerjaan, universiti, sekolah latihan, pekerja dalam syarikat-syarikat lain, penubuhan kesatuan sekerja.

d.      Sektor Sumber Kewangan - pasaran saham, bank, simpanan & pinjaman, pelabur swasta.

5.   Sektor Pasaran - pelanggan, pengguna potensi produk dan perkhidmata.
6.   Sektor Teknologi - teknik pengeluaran, sains komputer, teknologi maklumat, e-dagang.
7.  Sektor Keadaan Ekonomi - kemelesetan ekonomi, kadar pengangguran, kadar inflasi, kadar pelaburan, pertumbuhan ekonomi.
8.  Sektor Kerajaan - bandar, negeri, undang-undang persekutuan dan peraturan, cukai, perkhidmatan, sistem mahkamah, pemproses politik.
9.  Sektor Sosiobudaya - umur, nilai, kepercayaan, pendidikan, agama, etika kerja, pengguna dan gerakan hijau.
10. Sektor Antarabangsa - persaingan dan pengambilalihan oleh firma asing, kemasukan ke pasaran luar negara, adat negara luar, peraturan-peraturan, kadar pertukaran

       Sektor industri, sektor bahan mentah, sektor sumber manusia, sektor pasaran dan sektor antarabangsa akan memberi kesan secara langsung terhadap operasi harian firma. Manakala sektor yang lain-lain tidak terlibat secara langsung dalam operasi harian sesuatu organisasi.

1. Sektor Industri sebagai contoh syarikat Samsung dan syarikat Apple mereka dari industri yang sama iaitu smartphone, jadi mereka bersaing untuk menjadi ketua pasaran bagi industri tersebut. Mereka mengeluarkan produk yang mampu menarik pelanggan dengan mempelbagaikan fungsi barangan yang dikeluarkan supaya pembeli membeli berpuas hati dengan produk dan perkhidmatan yang ditawarkan. Mereka juga perlu membuat menambahbaikan berterusan supaya pelanggan akan terus setia dengan produk dan perkhidmatan yang ditawarkan.
2. Sektor Bahan Mentah sebagai contoh syarikat Nestle mengeluarkan produk bijirin, mereka akan menghadapi masalah apabila bahan mentah rosak atau tidak menepati syarat untuk sesuatu produk yang dihasilkan atas sebab kemarau atau banjir besar pada tempat utama bahan mentah dibeli atau ditanam. Dengan ini akan menjejaskan perjalanan operasi syarikat yang memerlukan gandum sebagai bahan utama pada setiap produk bijirin yang diingini.
3. Sektor Sumber Manusia sebagai contoh setiap organisasi memerlukan pekerja yang mampu untuk menyumbang tenaga dan idea terhadap organisasi bagi memudahkan matlamat yang diingini tercapai. Organisasi akan menghadapi masalah untuk mengambil pekerja yang tidak menepati kriteria yang diingini, pekerja sedia ada kurang latihan dan membangunan ini akan menyebabkan produk dan perkhidmatan yang ditawarkan akan terjejas.
4. Sektor Antarabangsa sangat memberi kesan secara langsung kepada organisasi sebagai contoh perbezaan di antara operasi asing dan domestik. Ini akan menyebabkan sesebuah organisasi yang baru ingin memulakan perniagaan menghadapi masalah. Semua organisasi yang baru menceburi sektor antarabangsa akan menghadapi ketidakpastian domestik dan global

PENGURUSAN STRATEGIK

•  Pengurusan strategik adalah proses di mana seorang pengurus mencipta atau merumuskandan melaksanakan strategi yang disediakan untuk memperbaiki pencapaian matlamat strategik dengan mengetahui persekitaran dan keadaan yang wujud atau tersedia ada.

•  Proses pengurusan strategik mempunyai beberapa komponen utama seperti ditunjukkan dalam Gambarajah.

•         Proses tersebut bermula dengan

–        Mengenalpasti wawasan/misi dan matlamat strategik organisasi.

–    Kemudian, melibatkan analisis situasi persaingan dengan mengambil kira kedua-dua persekitaran luaran dan faktor organisasi yang berkaitan.

–        Selepas analisis tersebut, pengurus boleh memulakan dengan membentuk atau merumuskan pelbagai strategi yang boleh digunakan untuk mencapai matlamat strategik.

Gambarajah: Proses Pengurusan Strategik dalam Organisasi (Sumber: Barton & Martin, 1998)

Formulasi Strategi.

•         Bahagian proses pengurusan strategik yang meliputi

–        mengenal pasti wawasan atau misi dan matlamat strategik.

–        menjalankan analisis persaingan.

–        merumuskan strategi khas dikenali sebagai peringkat formulasi strategi.

 Strategi Perlaksanaan

•         Bahagian proses yang memberi fokus kepada

–        perlaksanaan pelan atau rancangan strategi.

–        mengekalkan kawalan mengenai bagaimana pelan dilaksanakan.

Kepentingan Pengurusan Strategik.

1. Membantu organisasi dalam mengenal pasti dan merumuskan kelebihan bersaing yang diperlukan untuk mengatasi daya atau tekanan persaingan.
2. Memberi hala tuju supaya ahli organisasi tahu di mana mereka boleh menghabiskan usaha atau tenaga mereka.
3. Membantu dalam menunjukkan perlunya inovasi dan menyediakan pendekatan yang teratur untuk penciptaan idea baru berkaitan dengan strategi.
4. Untuk melibatkan pengurus di kesemua peringkat dalam proses perancangan supaya mereka boleh memahami rancangan yang dihasilkan dan juga perlaksanaan rancangan yang lebih komited lagi.

PERANCANGAN STRATEGIK

Perancangan strategik melibatkan proses mengenal pasti wawasan/misi dan matlamat berasaskan penilaian faktor persekitaran dan membentuk strategi untuk mencapai matlamat strategi.

Beberapa Definisi Perancangan

1.      Kaedah-kaedah yang terperinci yang diatur terlebih dahulu sebelum membuat sesuatu (Gary Dessler: 1977)

2.      Suatu usaha untuk mewujudkan sesuatu yang tidak wujud (David Ewing: 1964)

3.  Penentuan tentang apa yang hendak dibuat, bagaimana melaksanakannya dan siapa yang akan menjadi pelaksana (Koontz: 1972)

Peringkat Dalam Perancangan

Terdapat empat peringkat:

1.      Menentukan objektif.

2.      Membentuk dasar dan strategi untuk melaksanakan objektif.

3.   Menyediakan perancangan-perancangan jangka pertengahan dan jangka pendek untuk melaksanakan dasar.

4.      Penyata terperinci berhubung dgn tatacara perlaksanaan tiap-tiap perancangan.

Gambarajah: Proses Perancangan Strategik Keseluruhan.

Menentukan Objektif

1.      Langkah pertama dan terpenting.

2.      Objektif menentukan apa yang harus dilakukan.

3.      Merupakan sasaran yang akan dituju.

4.      Objektif organisasi mestilah realistik dan mencabar.

5.      Tiap-tiap peringkat/bahagian perlu melaksanakan objektif mereka berdasarkan objektif di peringkat atas.

6.     Penentuan objektif dan penyediaan perancangan berlaku pada tiap-tiap peringkat pengurusan dari atas ke bawah.

Bentuk Piramid Di Dalam Penentuan Objektif

1.      Objektif ditentukan oleh pengurus atas.

2.      Pengurus pertengahan menyediakan perancangan untuk mencapai objektif di atas.

3.      Perancangan di atas menentukan objektif yang mesti dilaksanakan oleh pengurus bawah.

4.      Pengurus bawah menyediakan perancangan untuk mencapai objektif di atas.

Membentuk Dasar Dan Strategi

1.      Dasar – merupakan satu garis panduan yang umum untuk sesuatu organisasi.

2.      Suatu peraturan asas untuk menjalankan sesuatu tindakan.

3.   Dasar dibentuk di tiap-tiap bahagian sebagai panduan yang konsisten di dlm membuat sebarang keputusan.

4.   Strategi - suatu perancangan janka panjang yang komprehensif yang dibuat dgn teliti bagi tujuan mencapai beberapa matlamat.

5.      Tiap-tiap operasi haruslah memp satu strategi.

6.    Mengatur langkah dan peruntukan punca-punca pengeluaran yang perlu bagi mencapai matlamat yang telah ditentukan.